Clasificador Documental recibidos por email
Nuevo módulo que optimiza la clasificación de documentos recibidos por correo electrónico.
Para que esta herramienta funcione, cada SGR deberá crear una cuenta de correo electrónico destinada para ello y configurarla en el G3Admin/Seguridad.
La operativa será la siguiente, cuando cualquier usuario de la SGR reciba un correo con documentación que deba almacenar en G3, este podrá reenviar dicho correo a la cuenta definida anteriormente y el sistema los incorporará automáticamente a un motor de clasificación que, a partir del nombre del archivo, el asunto o el contenido del mensaje, propondrá la ubicación más adecuada para su almacenamiento.
Una vez enviado el correo con la documentación a la cuenta especificada, podréis ver dichos documentos a través de la nueva pantalla “Clasificador Documental” que podréis encontrar en el menú del archivo documental.
La pantalla se divide en tres zonas. En la zona superior tenemos los siguientes filtros:
- Estado, donde podremos filtrar por los pendientes de clasificar, clasificados manualmente, clasificados automáticamente o todos los documentos.
- Usuario de la SGR, que ha enviado el email.
- Fecha desde/hasta, en la que se haya enviado el email.
En la zona intermedia, se muestra el listado de documentos recibidos agrupados por el email de origen. En esta rejilla se muestra información tanto del email recibido (email origen, fecha y hora) como del contenido de este (asunto y nombre de los archivos adjuntos) y la propuesta que ha conseguido hacer el sistema.
Los criterios que utiliza el sistema para proponer a quién pertenece cada documento son:
1. Nombre del archivo aportado.
2. Asunto del email.
3. Contenido del email.
Siempre priorizando en este orden y teniendo en cuenta las siguientes casuísticas:
- Si en uno de los tres puntos anteriores detecta un valor numérico de 12 dígitos, busca expedientes, contratos o avales con esa numeración y si encuentra más de uno propone el más reciente.
- Si en uno de los tres puntos anteriores detecta 8 dígitos más una letra, busca por CIT y si no encuentra ninguno de los dos anteriores intenta buscar por nombre y apellidos o denominación.
Al marcar sobre la descripción del documento podemos verlo, para posteriormente indicar el tipo de documento que es y guardar lo propuesto por el sistema o modificarlo si la propuesta no es correcta.
Una vez guardada la propuesta el documento quedará almacenado en el archivo documental, pasando así del estado “documentos pendientes de clasificar” a “documentos clasificados manualmente”.
A diferencia de la pantalla de documentos pendientes de clasificar, en esta pantalla ya se mostrará el titular, expediente, contrato o aval donde finalmente se haya almacenado, no el propuesto por el sistema. También veremos el usuario de G3 que lo haya guardado y la fecha.