Fases de la Solicitud

Se ha realizado una revisión de la fase de Solicitud en zona de Expedientes de G3 para responder de forma más exacta a la operativa real de la SGR.

Hemos identificado hasta la fecha cuatro modelos de operativa SGR, para ello se ha creado en el G3Admin parámetros para poder configurarlo. En este manual vamos a explicar paso a paso como configurar cada uno de ellos.

Pero antes haremos referencia a 2 conceptos nuevos en éste entorno:

• En algunas configuraciones vamos a identificar en la solicitud una nueva figura que llamamos "Responsable" e identifica a la persona o personas que tienen la potestad de asignar las solicitudes al analista que la va a estudiar.
• Carga de trabajo es un indicador del trabajo que soporta cada analista. Se usará para orientar al responsable en su asignación.

En el G3 G3Admin--> Configuración Parámetros--> pestaña Asigna Analista:

Envío Email Fases Solicitud

Además de las notificaciones de G3 desde aquí se podrá configurar a quien envíar email de avisos en las fases de una solicitud, si se marca:

• Gestor Comercial si solicitud se ha devuelto a su gestión.
• Responsable de Asignación de Analista si solicitud está pendiente de la asignación.
• Analista asignado si solicitud está preparada para iniciar estudio.l

Para ello se deberá tener configurada la cuenta de correo corporativa a usar para enviar estos email de avisos a los usuarios en la pestaña Seguridad del G3Admin (email, login y pass email de avisos).

Elección de la Operativa de la SGR, hay dos operativas:

• Operativa Genérica, en ésta operativa no existe el concepto de responsable al no existir una persona o personas que asignan las solicitudes. Tiene a su vez dos posibilidades:

1. Una vez el gestor comercial ha finalizado y puede iniciarse el estudio, él o cualquier usuario puede introducir o modificar el analista asingado, Operativa tradicional de G3. Por defecto es la opción que tienen implementadas todas las sociedades.

El gestor comercial o cualquier usuario de nivel 9 deberán finalizar la gestión comercial.
En el caso de ser variaciones rápidas, cualquier usuario de G3 podrá finalizar la gestión comercial.

Una vez finalizada la gestión comercial se introdurá automáticamente la fecha de previabilidad.

Para poder iniciar el estudio se deberá Asignar el Analista, cualquier usuario de G3 podrá asignarlo o modificarlo.

En resumen, el gestor comercial (o usuario de nivel 9) es el que deberá informar la fecha Fin Gestión Comercial (antes llamada fecha de previabilidad) para que el analista pueda ser asignado e iniciar el estudio.

2. El analista asignado es el propio gestor comercial. Adecuado para las SGR donde las mismas personas son simultáneas analistas y gestores comerciales. 

En este caso, podrá finalizar la gestión comercial el propio gestor comercial o cualquier usuario de nivel 9, pero:

- Si finaliza la gestión comerical el propio gestor comerical no será necesario asignar analista para iniciar el estudio, ya que es el mismo comercial.
- Si No finaliza la gestión comercial el propio gestor comercial, sino un usuario de nivel 9, el analista asignado por defecto será el gestor comercial que creó la solicitud pero cualquier usuario de nivel 9 podrá reasignar a otro analista.

• Operativa Específica, la SGR tiene un responsable que asigna el trabajo a los analistas:

3. Existe un único responsable (supervisor) en la SGR, que reparte las solicitudes a los distintos analistas. (Puede ser un usuario o un grupo de usuarios).

En este caso, el usuario definido en el G3Admin aparecerá como único responsable.
Se habilitará la opción de "Asignar responsable", que permite cambiar al usuario o grupo de usuarios responsables. El propio responsable o cualquier usuario de nivel 9 podrá delegar la función de responsable en cualquier usuario de G3 y debe ser este o un usuario de nivel 9 quien asigne al analista.
En este caso, una vez que se da por finalizada la gestión comercial se habilitarán las opciones de;

- Devolver al gestor, se le quita la marca de fin de gestión comercial. Para poder avanzar debemos volver a marcarla.
- Asignar analista, para posteriormente poder inicial el estudio.

En el menú expedientes existe la opción "Lista de solicitudes pendientes" donde el responsable de asignación de analista tiene acceso a todas las solicitudes de las que es responsable que ésten pendiente de asignar:

Desde aquí también se permite seleccionando la solicitud: devolverla al gestor, asignar analista o ver solicitud.

Y en el menú expediente tendrá en cualquier momento la opción "Cargas de trabajo" de los analistas, donde el responsable puede ver que pesos tiene cada analista en solicitudes y estudios.

4. Existe un responsable único por delegación, que reparte las solicitudes a los distintos analistas de su delegación.

Es exactamente igual a la operativa del punto 3, pero cada delegación tendrá un responsable que se encargará de repartir las solicitudes a los analistas de esa delegación o devolver en su caso la solicitud al gestor comercial.

Para las operativas identificadas como 3 y 4 será necesario que el responsable, al asignar analista evalúe la dificultad del análisis asignádole un índice a ese trabajo entre 0.0 para mínima dificultad y 9.0 como máxima dificultad (se admite un decimal, aunque aconsejamos usar números enteros de 0 a 9 por simplicidad). Para obtener un resultado adecuado la relación entre dificultad y el índice asignado debe ser homogéneo en toda la sociedad para obtener resultados comparables. Esto servirá como ayuda al responsable en la asignación del analista a una solicitud, mostrando la suma de todas las cargas de trabajo por analista.

Se estimará la carga de trabajo de un estudio mientras no tenga sanción. Por otro lado se puede reducir porcentualmente el índice de carga entre la fase de fin de estudio y la sanción, en esa fase el trabajo principal del analista ha finalizado y solo queda la defensa de su propuesta en el comité. Este parámetro se encuentra en el G3Admin --> Configuración Parámetros --> Id/Exp/Co/Av--> % Trabajo Analista Estudio Propuesto. De éste modo si ponemos 0% porque el analista ya no interviene después del final del estudio, el índice de carga en ese estudio computará como 0 (indice carga estudio x 0%); por otro lado, el caso opuesto en el que configuremos con 100% porque se considere que sigue teniendo la misma carga después del final de estudio que antes del mismo (índice de carga de estudio x 100%).

Ejemplo:
Veamos cómo quedaría una operación solicitada el 01/01/2018 en la que el comercial termina de recabar la documentación y realizar su informe el 05/01/2018, se asigna analista para estudio el mismo día, el analista inicia el estudio el 06/01/2018 y propone la operación el 16/01/2018 para sancionar en el comité que se celebra el día 20/01/2018.